De afgelopen tijd zijn veel organisaties met de neus op de feiten gedrukt. Wie in het recente verleden heeft geïnvesteerd in veranderbereidheid en wendbaarheid, zal relatief weinig moeite hebben zich aan te passen aan de veranderde omstandigheden door Covid-19. Medewerkers en management zien verandering als een kans, als een manier om processen te optimaliseren. Organisaties die in het recente verleden hebben verzuimd innovatie te incorporeren in de dagelijkse praktijk, ervaren nu weerstand en blijven steken in oude, achterhaalde denk- en werkwijzen. Zorg dat je als organisatie verandering verankert door kennis op te halen van de werkvloer en deze om te zetten in blijvende innovatie. Ondersteund door data science oplossingen, die tot waardevolle inzichten leiden.
Door Anton de Nijs, data science en veranderexpert bij BrainProfs 
Neem een gemiddelde productie-omgeving, waar de hoofden van alle afdelingen bij elkaar komen om de productieplanning te optimaliseren. Ze besluiten sensoren aan te brengen op kritische plaatsen in het productieproces om realtime de efficiency te monitoren. Hoeveel items komen er van de band, hoe snel gaat dit? Dit levert een schat aan data op waardoor zij in staat zijn op een changeover - het omschakelen van een productielijn of machine, zodat deze een ander product kan opleveren - een half uur te besparen. Er zijn zo’n zes changeovers dus zij besparen 3 uur per dag. Een kleine aanpassing kan dus grote gevolgen hebben. In dit geval niet alleen voor de productieplanning, maar op de gehele organisatie. Er komt meer capaciteit, meer dynamiek en dat allemaal doordat je als bedrijf slimmer omgaat met data. Er kunnen meer producten gefabriceerd worden (meer met minder), er worden betere besluiten genomen en er is meer kennis en ruimte beschikbaar voor innovatie.
Drang naar optimalisatie
Ook in meer administratieve omgevingen zorgt de toepassing van data analytics voor innovatie en verandering. Zo kun je in kaart brengen waar de bottlenecks zitten, bijvoorbeeld bij de verwerking van een hypotheekaanvraag of het beoordelen van claims. Vervolgens kun je tijdrovende en foutgevoelige processen automatiseren en robotiseren. Met slimme softwarerobots kun je handelingen als het overtikken van data van de ene applicatie naar de andere uitbannen. Dit is efficiënt en ook klantgericht, want je hoeft de klant niet steeds om informatie te vragen die al ergens in een databron of bedrijfsapplicatie is opgeslagen. Kortom, of het nu gaat om de maakindustrie of dienstensector of welke sector dan ook: je kunt en je moet invulling geven aan de drang - van de maatschappij, van aandeelhouders - om steeds verder te optimaliseren. Tegelijkertijd zet je de juiste stappen in de richting van de wendbare en agile organisatie die je moet zijn, zeker in het tijdperk dat na Covid-19 aanbreekt.
Kansen en oplossingen
De data verschaft het management meer inzichten, op basis waarvan zij gefundeerde beslissingen nemen en deze vervolgens goed kunnen uitleggen aan de medewerkers. Dit is van groot belang. Je zult mensen in de organisatie goed moeten uitleggen waarom maatregelen worden genomen en wie in de organisatie daardoor geraakt worden. Want verandering, hoe waardevol deze voor de organisatie ook is, kan best bedreigend zijn. Voor de medewerker is het wellicht niet direct duidelijk hoe zijn of haar werk eruit gaat zien. Leg dan bijvoorbeeld uit dat alleen repeterende handelingen, waar professionals in de organisatie toch al een hekel aan hebben, worden geautomatiseerd. Leg ook direct uit dat er tijd vrijkomt en hoe deze tijd besteed kan worden. Of beter nog: leg dit bij de professionals op de werkvloer zelf neer. De beste innovaties en optimalisaties verzin je immers niet van achter je bureau. Hoe zorg je er dan voor dat hoewel verandering op weerstand kan stuiten, medewerkers toch in termen van kansen en oplossingen gaan denken?
Verankerd in de business
Deze verandergezinde mindset begint bij het omarmen van het juiste datamodel. In de praktijk zien we dat veel organisaties een extern bureau inschakelen om hun kansen gerelateerd aan data science inzichtelijk te maken. Dit levert ongetwijfeld een mooi rapport op met sprekende (potentiële) resultaten, maar de innovaties die hieruit voortkomen, zijn niet verankerd in de business. Professionals in de organisatie krijgen een model voorgeschoteld, waarin zij zich niet herkennen. En daar gaat het fout. Innovaties en veranderingen die van bovenaf worden opgelegd zijn gedoemd om te mislukken. De juiste volgorde is om de data die voorhanden is voor te leggen aan de mensen die deze data echt begrijpen. Op de werkvloer dus.
Solutions for change
Er zijn verschillende waardevolle methodieken die je als organisatie helpen om oplossingen als het ware op te halen bij je professionals. Solution Focus is een van de instrumenten in de toolbox van BrainProfs, waarmee organisaties worden geholpen te veranderen. Veranderen door te concentreren op de oplossing in plaats van het probleem geeft betere resultaten met meer energie. Tegelijkertijd hanteert BrainProfs elementen van de Lean methodiek, zeker als het gaat om het realiseren van optimalisaties in de productieomgeving, zoals die hierboven is beschreven. Deze mix van methodieken noemt BrainProfs solutions for change. Medewerkers gaan namelijk pas echt mee in een verandering als ze betrokken en enthousiast zijn. Daarmee komt de verandering in een stroomversnelling en er worden heel snel duidelijke stappen vooruit gezet. En dat is nu exact wat je wil.
Wil je ook doorgroeien tot een wendbare en innovatieve organisatie? Neem contact op!
Vertaal kennis van de werkvloer in duurzame innovatie